Datenzusammenführung
EINE DATENZUSAMMENFÜHRUNG MIT EXCEL UND INDESIGN - SO EINFACH KANN ES SEIN!
Jetzt mal Hand auf’s Herz. Wer hat nicht schon so einige Daten einer Visitenkartenserie per Hand in ein InDesign Dokument eingegeben?
Währenddessen dachte ich mir oft: "Was machst du da eigentlich? Hättest du dir nur mal kurz die 10 Minuten Zeit genommen, um eine saubere Datenzusammenführung anzulegen. Du weißt doch, dass es sich dabei um einen simplen Prozess handelt."
Das Ende vom Lied, bei den 20 Mitarbeitern der Firma, haben sich ein falsch geschriebener Name und ein Zahlendreher in einer Telefonnummer eingeschlichen.
Mein Kunde war genervt von meiner Schludrigkeit, ich war von mir genervt, weil ich es eigentlich besser weiß und besser kann, aber nicht getan habe. Die Kosten der Korrektur und den Nachdruck musste ich natürlich selber tragen.
Ich glaube, jeder Grafiker kennt das Problem, oder?
Dabei ist es doch so einfach! Serienbriefe, Aufkleber zur Lagerhaltung mit verschiedenen Artikelnummern, Mitgliedsausweise für Vereine, all das sind typische Beispiele für Datenzusammenführungen aus der Druckvorstufe.
Das Layout für Brief, Visitenkarte oder Sticker wird einmal entworfen. Die Datensätze werden danach verknüpft und automatisch in das InDesign Dokument eingesetzt. So einfach die Theorie klingt, so simpel gestaltet sich auch die Praxis.
Im folgenden Tutorial werde ich zeigen, wie eine Datenzusammenführung für Visitenkarten mit Fotos angelegt wird.
Welche Daten kann ich mit einer Datenzusammenführung verarbeiten?
Eine Datenzusammenführung ist eine sehr praktische Vorgehensweise. Auch hier kann man richtig kreativ werden. Es müssen nicht nur einfache Informationen, wie Name, Adresse und Telefonnummer sein, die im Dokument verarbeitet werden.
Ich kann im Excel mit fortlaufenden Nummern und anderen verschiedenen Funktionen spielen, um für den Kunden Aufkleber für dessen Lagerhaltung oder Inventar zu erstellen. Auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen sind möglich. Zum Beispiel kann für Mitgliedsausweise automatisch das Beginn- und Ablaufdatum ausgegeben werden. Hierfür muss ich mir nur entsprechende Datensätze anhand von Funktionen im Excel erstellen oder noch einfacher, ich lasse mir die Daten vom Kunden zusenden.
Anstelle von Fotos können genauso gut QR-Codes oder EAN-Codes verarbeitet werden. So kann ich Produktetiketten, kleinere Kosmetikserien oder andere Produkte layouten. Oder wie wäre es mit kleinen Grafiken und Icons, welche bei einer Katalogproduktion eingesetzt werden?
Die einzige Prämisse für eine Datenzusammenführung ist die Verarbeitbarkeit der Daten über eine Excel Tabelle. Es schadet also nicht, sich ein Basiswissen des Tabellenverarbeitungsprogrammes anzueignen. Hier gibt es viele Funktionen, mit welchen ich die spannendsten Datensätze erarbeiten kann.
InDesign und Excel sind dafür gemacht, Daten automatisiert zu verarbeiten!
Datenzusammenführungen sind wirklich spannend, denn wenn alles korrekt angelegt und definiert ist, dann rattert die Software durch die Daten und spuckt, wie in meinem Fall, die fertigen Visitenkarten aus. Dabei gibt es keine Begrenzungen – tausende von Visitenkarten können so mit einem Schlag erstellt werden. Ich finde das immer wieder faszinierend!
Die Grafik für meinen Auftrag erstelle ich wie gewohnt im Adobe InDesign. InDesign ist ein Layoutprogramm für Grafik Designer. Eine vergleichbare Software ist das QuarkXPress. In dieser Anleitung werde ich mich nur auf Adobe InDesign beziehen, da hier mein tägliches Arbeiten stattfindet. Ich bin mir jedoch sicher, dass mit Quark eine Datenzusammenführung ähnlich funktioniert.
Die einzelnen Daten zu den Mitarbeitern lasse ich mir von meinem Kunden als Excel Datei liefern. Das ist für ihn und mich der beste und einfachste Weg und ich kann dann sofort die Daten verarbeiten ohne einen weiteren Zwischenschritt einzufügen. Es muss immer bedacht werden, jeder weitere Schritt, durch welchen ich Daten von A nach B kopieren oder abschreiben muss, bedeutet eine große Fehlerquelle, denn kein Mensch setzt sich hin und kontrolliert Name, E-Mail und Telefonnummer von 200 Visitenkarten. Fehler können schnell teuer werden, aus diesem Grund arbeite ich gleich auf dem sauberen Weg.
Mein Kunde gab mir folgendes Briefing.
Die Firma SalierDruck möchte von mir Visitenkarten mit den verschiedenen Daten der einzelnen Mitarbeiter geliefert bekommen. Schließlich möchte jeder Mitarbeiter seine ganz persönlichen und individuellen Daten auf seiner Visitenkarte haben.
Dabei soll die Vorderseite der Visitenkarte immer gleich bleiben. Auf der Rückseite der beidseitigen Visitenkarte ist ein Foto des Mitarbeiters, sowie sein Name, seine Position im Unternehmen, die E-Mail Adresse und neben der Telefonnummer der Zentrale seine Durchwahl aufgedruckt.
Mein Kunde hat mich bereits im Briefing darauf hingewiesen, dass in den nächsten Monaten weitere Mitarbeiter hinzukommen.
Meine Arbeit muss also skalierbar sein, das heißt, dass es egal ist, ob ich zehn Visitenkarten erstelle, oder tausend. Handelt es sich um mehr als fünf Mitarbeiter, schreit diese Aufgabenstellung geradezu nach einer Datenzusammenführung!
Das Tutorial:
Erstellen einer Datenzusammenführung mit Hilfe von Microsoft Excel und Adobe InDesign.
Ich arbeite ausschließlich auf der Macintosh Oberfläche von Apple, deswegen werden sich alle Beschreibungen auf eben diese beziehen. Soweit es meinen Kenntnissen möglich ist, werde ich die Windows Bezeichnungen in Klammern beifügen. Sollten sich Fragen oder Unklarheiten ergeben, kann ich gerne in den Kommentaren zu diesem Artikel weiterhelfen :-)
1. Die Vorbereitungen in Microsoft Excel
Wir haben mit dem Kunden anhand des Briefings geklärt, welche Informationen auf die Visitenkarten sollen. Anhand dieser Informationen wird die vom Kunden gesendete Excel Tabelle aufbereitet. Diese Datei wird in der Fachsprache auch Datenquelldatei genannt. Die Texte und Zahlen wurden von meinem Kunden entweder von Hand eingetragen, oder durch eine Formel im Hintergrund generiert.
Nun beschrifte ich die erste Zeile (den Kopf der Tabelle) mit den Variablen: Vorname, Nachname, Position, E-Mail, Durchwahl, Foto. Dabei wähle ich die Bezeichnungen in Excel und in meinem InDesign Layout identisch, damit ich einen guten Überblick behalte.
In unserem Fall sollen Bilder der Mitarbeiter auf die jeweiligen Visitenkarten, also bekommen auch die Bilder eine extra Spalte. Beim Hinzufügen von Fotos muss noch eine weitere wichtige Formatierung vorgenommen werden. Vor das Wort „Foto“ muss „‘@„ (Apostroph@) gesetzt werden, das ist für Excel das Signal, dass es sich in dieser Spalte um verknüpfte Bilder / Grafiken handelt.
Tipp: Idealerweise schickt immer der Kunde die Excel-Tabelle mit den Daten, sodass nur noch kleine Änderungen in der Formatierung vorgenommen werden müssen. Die oberste Devise eines Grafikers sollte es immer sein, Fehlerquellen zu vermeiden!
2. Die Vorbereitung des Bildmaterials
Die Firma SalierDruck hat einen Fotografen für die Fotos der Mitarbeiter engagiert. Der Fotograf übergab mir seine Daten, sodass ich diese entsprechend dem Ausschnitt auf der Visitenkarte vorbereiten kann.
Ich erstelle einen neuen Ordner im Finder (Arbeitsplatz). In diesen Ordner wird jedes Bild einzeln abgelegt und idealerweise mit dem Namen des Mitarbeiters bezeichnet z.B. "KolbeNatalie.jpg".
3. Die Verknüpfung zwischen den Bilddaten und der Excel Tabelle
Jetzt kommt der einzige etwas knifflige Part:
Die Spaltenüberschrift der Mitarbeiterfotos muss wie in Schritt 1 beschrieben als „‘@Foto“ (Apostroph@Foto) bezeichnet werden.
Die Pfade der Fotos werden in den Excel Zellen mit einem Hyperlink angegeben, dafür muss in die Zelle die entsprechende Funktion eingegeben werden: =HYPERLINK("Dateipfad";TEXT("Dateiname.jpg";))
In meinem Fall lautet die Funktion so: =HYPERLINK("/Users/mcy/Desktop/_Datenzusammenfuehrung/_Bilder-Verlinkung";(B2)&(A2)&TEXT(".jpg";))
Aufschlüsselung der Excel-Funktion
=HYPERLINK(„/Users/mcy/Desktop/_Datenzusammenfuehrung/_Bilder-Verlinkung“…
Der erste Funktionsteil gibt den Pfad (Hyperlink) zum Ordner der Bilddateien an.
…;(B2)&(A2)… In der Zelle B2 befindet sich der Nachname und in der Zelle A2 der Vorname des Mitarbeiters.
…&TEXT(".jpg";))
An den Text "NachnamenVornamen" soll noch der Text ".jpg" angefügt werden, damit am Ende in dieser Zelle der volle Dateiname „NachnameVorname.jpg“ steht und Excel aufgrund des Hyperlinks aus dem ersten Funktionsteil in der Lage ist die Bilder und die Zelle miteinander zu verknüpfen.
4. Export der Excel Daten
Aus meiner fertigen Excel Tabelle speichere ich nun entweder eine kommagetrennte .csv oder eine tabulatorgetrennte .txt Datei. Erst mit dieser Datei kann ich meine Daten automatisch in InDesign einfügen.
Ich entscheide mich für eine tabulatorgetrennte .txt Datei, da es bei der kommagetrennten .csv Datei zu Problemen mit der Bilderdarstellung kam.
5. Das Layout
Die Daten stehen, nun brauchen wir noch das Layout der Visitenkarte.
Ich designe das Visitenkarten Layout in meinem Adobe InDesign. Anstelle der späteren Mitarbeiter-Daten, die mit Hilfe der Datenzusammenführung eingefügt werden, setze ich vorerst Blindtexte. Dafür benutze ich die Bezeichnungen meiner Excel Spalten. Das macht die Arbeit übersichtlich und einfach.
Tipp: Wer sich mit InDesign bereits etwas besser auskennt, dem rate ich unbedingt das Layout als Musterseite anzulegen. Layoutänderungen seitens des Kunden sind so mit einem Klick erledigt!
Wichtig dabei ist, dass die Datenfelder für die Datenzusammenführung zugelassen sind - dafür wird das Datenfeld markiert und in den Optionen des Seitenbedienfeldes „Musterseiten“ > „Musterelemente in Auswahl dürfen überschrieben werden“ ausgewählt (der Haken muss gesetzt sein). Vergißt man diesen Schritt, so werden die Daten auch nicht zusammengeführt.
Die Seiten, welche nicht vervielfacht werden sollen, wie in meinem Fall die Vorderseite der Visitenkarte, dürfen nicht als Musterseite angelegt sein.
6. Das Menüfeld
Wo finde ich das Menüfeld Datenzusammenführung im InDesign?
Um das Zieldokument vollständig zu erstellen, benötigen wir nun die Palette "Datenzusammenführung". Ist die Palette nicht bereits geöffnet, findet man sie im Menü unter "Fenster" > "Hilfsprogramme" > "Datenzusammenführung".
7. Die Verknüpfung
Wir feiern Hochzeit und verknüpfen die Excel Daten mit dem InDesign Visitenkarten Layout.
Über das Menüfeld „Datenzusammenführung“ wähle ich unter den Optionen die Datenquelle aus. Damit ist meine .txt-Datei gemeint. Sobald ich die Datenquelle angegeben habe, werden mir die Kopfzeilen der Excel Spalten angegeben, die meinen Variablen im InDesign Dokument entsprechen sollten.
Wir verknüpfen die Spaltenbeschriftungen mit den Blindtexten auf der Musterseite.
Dafür markiere ich die Variable "Vorname" und klicke im Menüfenster "Datenzusammenführung" auf "Vorname". Aus dem Blindtext "Vorname" wird nun "<<Vorname>>". InDesign setzt automatisch zwei "kleiner als" vor die Variable und zwei "größer als" hinter die Variable. Das ist das Zeichen, dass die Verknüpfung im ersten Schritt funktioniert hat.
So verfahre ich mit allen weiteren Platzhaltern aus Text und Zahl.
Fotos und Grafiken werden gesondert als Bilder angegeben. Das kann man daran erkennen, dass bei der Auflistung der Variablen das Icon vor „Foto“ einem Bildicon entspricht. Ich habe im Excel also alles richtig angegeben.
Die Einstellungsoptionen zur Ausrichtung der Bilder (zentriert, proportional verkleinert…) öffnen sich automatisch, wenn die Datenzusammenführung aktiviert wird.
Möchte ich vorher das Menü dazu öffnen, so finde ich es unter den weiterführenden Bedienfeldoptionen "Optionen für Inhaltsplatzierung".
8. Prüfung mit Vorschau
Prüfung der Arbeit mit der Vorschaufunktion:
Das Menüfeld "Datenzusammenführung" enthält eine Vorschaufunktion. Diese befindet sich unten links. Hier ist ein Häkchen zu setzen, wenn ich die Vorschau sehen möchte. Entferne ich das Häkchen, so wird die Vorschau deaktiviert.
Diese Funktion ist sehr praktisch. Hier kann ich meine Arbeit bereits überprüfen, bevor ich die eigentliche Datenzusammenführung durchführe. Fehler kann ich also bereits vorher erkennen und bereinigen. Bei 5 Visitenkarten mag das keine große Rolle spielen, doch wären es 100 Stück oder z.B. 5000 Sticker mit Barcodes, dann nimmt das Verarbeiten der Datenzusammenführung etwas Zeit in Anspruch. Wir haben es hier also mit einem Timesaver zu tun!
9. Die Datenzusammenführung
Über die Optionen des Bedienfeldmenüs erreicht man den Befehl "Zusammengeführtes Dokument erstellen". Hier und jetzt wird die Datenbank (in meinem Fall die .txt Datei) mit dem Zieldokument (InDesign Dokument) verknüpft und die Software kann sich die Daten automatisch ziehen.
InDesign läuft nun los und erstellt für jede Excel Zeile eine neue Seite mit dem Layout der Musterseite und fügt die Daten aus den einzelnen Zellen anstelle der Variablen ein.
Und fertig sind die individuellen Visitenkarten!
Sollte sich nun auch die Vorderseite analog vervielfacht haben, so liegt das daran, dass die Vorderseite auch als Musterseite angelegt ist.
Soll die Vorderseite nun nicht vervielfacht werden, muss sie von der Musterseite gelöst werden – die Rückseite bleibt mit seiner Musterseite verknüpft.
10. Übersicht der erstellten Seiten
Über das Bedienfeld „Seiten“ kann ich nun eine schnelle Übersicht der automatisch erstellten Seiten erhalten. Das Bedienfeld gibt mir unten links die Anzahl der vorhandenen Seiten aus. Habe ich nun für die Rückseite einen Datensatz von fünf Mitarbeitern verarbeitet und es liegt mir eine Vorderseite vor, so muss ich sechs Seiten nach dem Prozeß der Datenzusammenführung vorliegen haben. Auf diese Wege prüfe ich stets und ständig meine Arbeit.
11. Die Datenausgabe
Optimalerweise werden die Daten als PDF ausgegeben. Welche Version mit welchen Optionen ausgewählt werden sollen, hängt stark von der Druckerei und dem Druckverfahren ab.
Deshalb ist es immer wichtig, die Druckdatenanforderungen zu studieren und bei offenen Fragen die Druckerei zu kontaktieren. So können Probleme im Druck vermieden werden und ich kann sicherstellen, dass mein Kunde die Visitenkarten wie bestellt erhält.
Ich schreibe hier ein mehrseitiges PDF/X-3 mit einem Millimeter Beschnittzugabe für den Druck.
12. Datenänderungen
Was mache ich, wenn sich Daten ändern oder hinzukommen?
Die Firma SalierDruck wächst und stellt neue Mitarbeiter im Büro ein. Zusätzlich hat Frau Julia Steeger vor Kurzem geheiratet und heißt nun Ritter mit Nachnamen.
Diese Änderungen sollen nun für die neue Charge Visitenkarten vorgenommen werden.
Dafür gibt es drei Optionen:
Entweder schickt die Firma eine neue Excel Datei, die ich wieder entsprechend aufbereiten muss, oder ich öffne meine ursprüngliche Excel Datei und füge dort die neuen Daten hinzu, oder ich ergänze die Änderungen in meiner exportierten .txt Datei.
Die Entscheidung, welchen Weg ich gehe, hängt in erster Linie vom Umfang der neuen Daten ab. Ist es nur ein Nachname der sich ändert, würde ich den Weg über die .txt Datei gehen.
Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, kann ich sicherlich auch die Daten schnell per Copy und Paste aus einer E-Mail in die Excel-Tabelle einfügen.
Handelt es sich allerdings um zehn oder zwanzig neue Mitarbeiter, gehe ich den sicheren Weg und lasse mir eine neue Excel-Datei vom Kunden schicken.
Wenn die Daten in der Quelldatei (.txt) aktualisiert sind, wähle ich im Menü „Daten aktualisieren“ und InDesign gleicht die Datensätze miteinander ab.
Typische Beispiele für automatisierte Datenzusammenführung
Es gibt unendlich viele Beispiele für Datenzusammenführungen mit Excel und InDesign. Im Folgenden habe ich mir neben der Erstellung von Serienbriefen und Visitenkarten drei komplexere Anwendungsgebiete ausgedacht:
1. Ein Museum möchte seine Ausstellungsstücke mit Schildern beschriften, die aus bedruckten Hartschaumplatten (z.B. Forex) hergestellt werden. Auf die Schilder sollen Titel des Ausstellungsstückes, Name des Künstlers, Foto des Künstlers abgedruckt werden. So können die Museumsmitarbeiter alle Informationen einfach und übersichtlich zusammentragen. Der Grafiker kümmert sich um das Layout und die Datenzusammenführung.
2. Ein Werkzeugmacher sucht nach einem Weg, sein Lager mit den vorhandenen Artikeln übersichtlicher zu sortieren und die Lagerhaltung über eine Software, die mit dem Code-23 (Strichcode) arbeitet, abzubilden. Dafür werden einmal große Sticker mit dem Strichcode für das Lagerregal benötigt und des Weiteren möchte der Werkzeugmacher jedes produzierte Werkzeug mit einem kleinen Sticker versehen, auf welchem sein Logo und seine Adresse, sowie die Artikelnummer und der zugehörige Code-23 aufgedruckt sind.
3. Der Getränkemarkt hat jede Woche neue Angebote, die wiederum von den Angeboten der Brauereien abhängen. Um die Sonderangebote optimal den Kunden zu kommunizieren, stellt der Getränkehändler einen Kundenstopper vor seine Ladentür. Auf dem Poster des Kundenstoppers, ist das entsprechende Angebot aufgedruckt. So ist der Kunde bereits über das Angebot informiert bevor er den Markt betritt. Dabei erhält die Druckerei jeden Donnerstag vom Getränkehändler eine angepasste Excel Datei mit den Daten zu dem Produkt, dem normalen Preis, dem Sonderpreis und dem Produktbild. Am Montag Morgen kann der Getränkehändler das Poster in seinen Kundenstopper einhängen.
Typische Fehlerquellen bei Datenzusammenführungen aus der Praxis
Einige Fehlerquellen habe ich bereits erwähnt. Zahlendreher und Rechtschreibfehler sind an dieser Stelle wahrscheinlich der Kassenschlager.
Wenn Formeln in Excel nicht funktionieren, fehlt garantiert irgendwo ein Gänsefüßchen, ein Semikolon oder eine Klammer.
Wenn die Bilder nicht eingefügt werden, stimmt vielleicht der Dateipfad (Hyperlink) nicht, oder das @-Zeichen mit dem Apostroph fehlen in der Spaltenbeschriftung.
Welche Stolperfallen habe ich hier nicht aufgeführt und sind dennoch typisch für ein nicht korrektes Ausführen der Datenzusammenführung? Über Kommentare und Feedback würde ich mich sehr freuen!
Fakt ist, dass das Zusammenspiel von kreativer grafischer Arbeit und rationaler automatisierter Prozesse sehr gegensätzlich ist und sich doch wunderbar ergänzt. Es bedarf ein wenig Überlegung, aber wer sein InDesign beherrscht, der schafft es auch, die Excel Daten anzulegen. Am Ende ist es auch eine Spielerei, die viel Spaß bringen kann.
Einmal angelegt, können die vorhanden Daten blitzschnell überarbeitet werden. Auch eine Art Vorlage kann viel Arbeit bei Folgejobs oder ähnlichen Aufträgen von anderen Kunden ersparen. Um einen kleinen Vorgeschmack zu bekommen, habe ich die Dateien meiner Datenzusammenführung als Download aufbereitet:
- Excel Datenbank für die Datenzusammenführung (Datenquelldatei)
- tabstoppgetrennte .txt Datei für die Datenzusammenführung (aus der Excel Tabelle gespeichert)
- Fotos der Mitarbeiter (Bildmaterial)
- InDesign Dokument als .idml für die Datenzusammenführung (Vorlage Dokument)
Eine Knobelaufgabe zum Schluß
Ich bin so ein kleiner Tüftler, deswegen habe ich mir noch eine weiterführende Aufgabe ausgedacht, deren Arbeitsschritte ich oben nicht beschrieben habe.
Mein Kunde liefert mir ein fertiges Stickerdesign. Ich soll an bestimmter Stelle die Strichcodes einfügen – die anderen Variablen lassen wir jetzt einmal außen vor.
Bei den Strichcodes handelt es sich um 1000 verschiedene. Die Dateien werden als .png in einem Ordner geliefert. Die Dateibezeichnung ist nicht fortlaufend, sondern völlig durcheinander, aber der Strichcode trägt als Dateibezeichnung die Artikelnummer. Die Artikelnummern befinden sich ebenfalls als Spalte in der Exceltabelle.
Wie wird die Formel für den Hyperlink des Bildes aussehen? Ich bin gespannt auf die Kommentare. Happy knobeling! :-)
Sehr hilfreich.
Hey :) hab viiiielen lieben Dank für die ausführliche Beschreibung. Das hilft mir schon sehr! Allerdings habe ich genau einen dieser komplexeren Aufträge auf dem Tisch... 6000 Schilder, einheitliches Design, mit unterschiedlichen Namen und Untertiteln. Diese kleinen Schildchen sollen direkt auf Nutzen angelegt sein (64 kleine Schildchen auf einer großen Platte). Daraus ergeben sich knapp 100 Platten auf der sich 64 kleine Schildchen zusammenfassen. Wie gehe ich hier vor? Lege ich die kleinen Schilder einzeln laut deiner Beschreibung an? Oder setze ich zunächst den Nutzen, auf dem sich die 64 gebündelt befinden und verheirate die Daten dann? Ich freue mich sehr auf deine Rückmeldung und danke die jetzt schon wie verrückt :)
Alles Liebe!
Marie
Antwort von SalierDruck:
Hallo Marie,
vielen Dank für deinen Kommentar! :-D
Deine Problemstellung lässt sich tatsächlich auch wunderbar im InDesign lösen!
Die Funktionen sind ein bisschen versteckt, ich habe aktuell kein Tutorial dazu an der Hand, habe aber eben in der Facebook Gruppe des InDesign Blog von Tim Gouder dein Problem beschrieben, um eventuell ein Tutorial empfohlen zu bekommen. Ich kann mir vorstellen, dass Tim bereits dazu ein Tutorial aufgenommen hat.
Hier ist übrigens sein YouTube Kanal. Falls du viel mit InDesign arbeitest, findest du hier ein Menge Tips und Tricks: https://www.youtube.com/user/InDesignBlog
Die Funktionen, die du benötigst, findest du wie folgt:
Öffne dein Fenster "Datenzusammenführung" – dann gibt es in der Zeile deiner .csv Liste ein Untermenü und hier kannst du weitere Einstellungen zu deiner Datenzusammenführung vornehmen, unter anderem, dass du einen Nutzen mit mehreren Datensätzen anlegen möchtest.
Vielleicht hilft dir das schon weiter?
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
EDIT:
Hallo Marie,
also die InDesign Blog Truppe bei Facebook ist wirklich der Hammer
Ich habe dort dein Anliegen angebracht und gefragt, ob bereits jemand ein Tutorial zu deiner Frage zur Verfügung hat. Dem war leider nicht so, also hat sich Heike Herzog-Kuhnke direkt bereit erklärt ein Video Tutorial aufzunehmen.
Und hier ist das Ergebnis:
https://www.youtube.com/watch?v=Ai4ax53aD_4&feature=youtu.be
In dem Video wird genau beschrieben, wie du mehrere Datensätze aus einer Excel Tabelle auf einem Nutzen in InDesign platzieren kannst.
Cheerio und gutes Gelingen bei deinem Vorhaben,
Janine vom Team SalierDruck
Suche nach Tipps
Hallo Janine, Hallo Marie!
Euer Blog, die Fragen und Antworten sind wirklich großartig und Hilfreich. Jetzt leg ich (leider?) noch eine Schippe an Komplexität oben drauf - ... wir wissen also, wie wir mehrere tausend Schilder in einem Nutzen anlegen - super. Jetzt habe ich aber das „Problem“, dass nicht nur die Vorderseite sondern AUCH die Rückseite mit variablen Daten versehen sind, und die Namenschilder auf einer Forex-Platte beidseitig bedruckt werden. Sprich, die Rückseiten müssen ja die Schilder dann (auf die Spalten bezogen) eine umgekehrte / gespiegelte Reihenfolge wie die auf der Vorderseite haben.
Wie löst man das? Oder macht das InDesign automatisch, wenn ich in der Vorlage/Muster (bzw.Master) mit 2 Seiten arbeite? :-o
Herzlichen Dank im Voraus für Tipps & Tricks!
Beste Grüße,
Lukas.
Antwort von SalierDruck:
Hallo Lukas,
super, vielen Dank für die Blume! :-D
Mir stellen sich grundsätzlich erst einmal die Frage: Habt ihr bezgl. Produktion der Schilder bereits den Druckdienstleister kontaktiert und von diesem eine bestimmte Vorgabe erhalten?
Denn jeder Druckdienstleister wird die Daten je nach eigenem Produktions-Workflow etwas anders haben wollen. Es gibt 3 völlig verschiedene Produktionsweisen für beidseitig bedruckte Schilder und dementsprechend ist auch das Druckdatenhandling jeweils ein völlig anderes.
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Hallo Janine,
Danke für deine Antwort! ... wir drucken selber und erstellen gerade einen Workflow genau dafür, weil wir wissen, das solche Aufträge im Sommer kommen werden.
... www.holopasses.com ;-)
LG!
Antwort von SalierDruck:
Hallo Lukas,
dann gehe ich davon aus, dass ihr eine Ausschuss Software benötigt. Es gibt für den Adobe Acrobat ein Add-On für genau solche Arbeiten. In der Regel wird das beim Druck von Visitenkarten im Digitaldruck verwendet, sollte also rein funktionstechnisch das sein, was ihr benötigt.
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Variable innerhalb eines Textfeldes mehrfach möglich?
Hallo Janine,
ich habe eine Frage, da wir gerade an einem recht umfangreichen Projekt dran sind. Wir erstellen eine Veranstaltungsübersicht.
Es handelt sich gestaltungstechnisch um eine Broschur. Uns liegen die Termine in einer relativ übersichtlichen Excel-Datei vor.
Ist es irgendwie auch möglich, dass ich innerhalb eines Textfeldes eine Variable mehrfach vergebe?
Glaube, anhand einem Beispiel erklärt sich das besser:
Wunsch wäre, dass dort dann steht:
, , ,
und dann innerhalb des Textfeldes schon der nächste Datensatz auftaucht:
, , ,
Danke und Grüße
Moritz
Antwort von SalierDruck:
Hallo Moritz
vielen Dank für deinen Kommentar.
Datenzusammenführungen sind immer eine sehr individuelle und kniffelige Angelegenheit. Habt ihr es denn schon probiert, die gleiche Variable einfach mehrfach in einem Textfeld zu vergeben? Ich weiß, dass die gleiche Variable mehrfach auf einer Seite in 2 unterschiedlichen Textfeldern vergeben werden kann. Die Variablen können ja auch einfach mitten in einem Fließtext auftauchen, von daher bin ich mir recht sicher, dass es gehen muss
Vielleicht schreibst du einfach mal den Tim vom InDesign Blog https://www.facebook.com/InDesignBlog/ an – er kennt InDesign und seine Funktionen in- und auswendig und kann solche Fragen aus dem Stehgreif beantworten. Bei Facebook gibt es auch eine InDesign Tips und Tricks Gruppe (https://www.facebook.com/groups/668414956615872/about/), falls du täglich mit InDesign arbeitest, findest du hier eine Menge Hilfe in der Community.
Ich hoffe, dass ich dir weiter helfen konnte
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Video
Hallo Moritz und alle anderen die auf diese Aufgabe stoßen,
Die Lösung zu dieser Aufgabe ist das Skript InlineMerge von Loïc Aigon.
Hier im Video könnt Ihr sehen wie es genau funktioniert > https://www.indesign-blog.de/inlinemerge-indesign-skript-von-loi%CC%88c-aigon/
Schöne Grüße Tim vom InDesign-Blog.de
Antwort von SalierDruck:
Danke für den Link, Tim!
Toller Beitrag.
Hi! Toller Beitrag. Wir sind auch schon über viele Probleme gestolpert bei der Datenzusammenführung. Da gibt es mehr als man denkt.
Das Ende vom Lied war ein Zufallstreffer eines Grafikers. Ist über ein Tool gestolpert dass ein kleines deutsches Team für den Mac entwickelt und dass InDesigns Datenzusammenführung mächtig aufgebohrt hat (bezahlbar!) Seht es euch mal an – das Ding spart Zeit und uns viel Nerven. Heißt Mydatamerge. Grüße Klaus
Antwort von SalierDruck:
Hallo Klaus,
vielen Dank für deine Nachricht und vielen Dank für deinen heißen Tip!
Das schauen wir uns auf jeden Fall an – da wir fast täglich Datenzusammenführungen zur Erstellung von Aufklebern mit Seriennummern, Barcodes und Ähnlichem durchführen, haben wir da auch einen sehr großen Bedarf an einem effektiven und fehlerlosen Prozess.
Wofür nutzt ihr Datenzusammenführungen?
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Hey Janine.
Hauptsächlich für Printmedien. Flyer, Briefe Kataloge etc. Was das Tool kann und Indesign nicht sind mehrseitige Dokumente mit Nutensatz also z.B ein Bogen mit Visitenkarten Vorder- und Rückseite. Und auch das korrekte ausschießen damit man nach dem schneiden gleich die richtige Reihenfolge hat. Genug der Werbung :-) Grüße, Klaus
Antwort von SalierDruck:
Hi Klaus,
alles klar. Ich habe mir heute auch mal einen kurzen Überblick auf der Mydatamerge Seite verschafft. Eine wirklich gute Empfehlung, die du uns da gegeben hast. Vielen Dank also!
Cheerio und beste Grüße,
Janine vom Team SalierDruck
Seiten im PDF
Hi Janine,
sehr schön Anleitung. Vielleicht kannst Du mir weiterhelfen. Ich habe hier ein mehrseitiges Dokument in Indesign (2-Seiten A4). Auf beiden Seiten sind jeweils individuelle Daten hinterlegt. Ich möchte jetzt von den 1.000 Datensätzen jeweils EIN mehrseitiges PDF herauslassen (1. Datensatz = ein 2-seitiges PDF, 2. Datensatz = ein 2-seitiges PDF, etc.). Ich scheitere aber. Wenn ich Indesign sage, dass ich gern Einzeldokumente haben möchte, dann spuckt es mir immer 2.000 Einzelseiten aus oder ich bekomme halt nur ein PDF mit 2.000 Seiten. :-( Hast Du einen Tipp? Viele Grüße, Stefan
Antwort von SalierDruck:
Hi Stefan,
leider komme ich aktuell auch auf keine funktionierende Lösung.
Aber ich möchte dich natürlich nicht hängen lassen, deswegen habe dein Problem an meine befreundeten InDesign Benutzer weiter gegeben, in der Hoffnung, dass jemand eine Lösung hat.
Ich melde mich, sobald ich etwas weiß.
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
EDIT:
Folgenden Tipp habe ich von einem anderen InDesign Nutzer bekommen:
„Es muss bei der Datenzusammenführung erst ein einseitiges Dokument erstellt werden. Danach in den Dateieinstellungen daraus ein Dokument mit Doppelseite ändern.“
Bitte probiere das mal aus und gib mir Feedback, ob das geklappt hat.
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Lösungsvorschlag für Stefan
Hallo Stefan,
es gibt einen Weg:
1. auf der jeweils ersten Seite des Datensatzes weist du einem Teil der Daten einen eigenen Absatzstil zu. Das wird später der Dateiname. Bspw. dem Namen oder einer ID. Das machst du vor der Datenzusammenführung.
2. Im zusammengeführten Dokument ein Inhaltsverzeichnis aus dem Absatzstil generieren und das irgendwo neben dem Dokument platzieren.
3. PDF exportieren und Lesezeichen aus dem Inhaltsverzeichnis generieren lassen.
4. Im Acrobat „Seiten verwalten“ das PDF splitten anhand der Lesezeichen.
Dann hast du PDFs mit zwei Seiten, da ja die Stilvorlage in Indesign nur auf jeder 2. Seite erscheint, also auch nur die Lesezeichen im PDF auf jede 2. Seite zeigen. Dateinamen der gesplitteten PDFs heißen wie die Daten in der Stielvorlage, also bspw. „Max Mustermann.pdf“ oder „245.pdf“, „246.pdf“ etc.
Hoffe, es hilft dir.
Spannend
Hi zusammen. Ich hab den Beitrag hier verfolgt. Spannend. Auch die Kommentare. Hab darauf hin mydatamerge getestet. Und das kann genau das was du suchst @stefan. Mehrseitige Dokumente als einzelne Datein ausgeben.
Grüße John(athan)
Hi Janine,
vielen Dank für den Tipp. Ich werde es mal testen und mich dann hier nochmal melden.
Viele Grüße
Stefan
Antwort von SalierDruck:
Hi Stefan,
Jonathan hatte hier noch einen Kommentar für dich, der dir vielleicht weiter hilft.
Zusätzlich habe ich mich mit Tim Gouder vom InDesign Blog in Verbindung gesetzt. Er meinte, dass dein Problem nicht mit InDesign Boardmitteln zu lösen ist. Es muss ein Skript dafür erstellt werden, welches die Datenzusammenführung übernimmt. In seinem Onlinekurs „Das 1×1 der Datenzusammenführung mit Adobe InDesign und Excel“ erklärt er, wie das geht.
Hier ist der Link zum Onlinekurs:
https://elopage.com/s/InDesign-Akademie/das-1×1-der-datenzusammenfuehrung-mit-adobe-indesign?fbclid=IwAR3oblDLnjk94x6CQoN8dJCOi422Siw4DQ0t_lFDtBGx5Uos25xolpmBkEg
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck
Rückseite automatisch?
Hallo! Velen Dank für diese ausführliche Erklärung. Sie hat mir beim Einstieg in das Mysterium Datenzusammenführung sehr geholfen.
Dem Blogeintrag und den Kommentaren entnehme ich, dass es in InDesign nicht möglich ist, ein Zweiseitges Dokument mit der Datenzusammenführung zu verarbeiten, korrekt?
Mein Problem ist, dass ich nummerierte Eintrittskarten mit 8 Nutzen auf einer DinA4-Seite ausdrucken und schneiden muss. Diese Eintrittskarten haben in der Regel auch eine Rückseite.
Die Nummerierung kriege ich dank Datenzusammenführung mittlerweile gut hin, Einen Trick, wie ich mir eine entsprechnend „ausgeschossene“ .csv automatisch erstellen kann habe ich auch schon gefunden.
Aber ich muss dann immer manuell die Rückseite einfügen. Bei ingesamt 60 Karten ist da sja kein Akt, aber ab und zu uss ich auch 300+ Eintrittskarten ausdrucken. Da jedes Mal händisch die Musterseite-Rückseite einzufügen ist recht fummelig.
Gibt es da nicht einen netten Workaround in InDesign?
MyDatamerge soll sowas können… aber ich arbeite leider, leider mit einem Windoof-Rechner.
Antwort von SalierDruck:
Hallo Anne,
wir haben uns in der Druckerei ein Skript geschrieben, welches die PDF Seiten je nach Wunsch auch einzeln ausgeben kann. Ich frage mich in der Grafik-Abteilung mal durch, wie dieses Skript funktioniert und ob es dir bei deinem Anwendungsfall weiter helfen kann.
Ich melde mich dann hier auf diesen Thread wieder bei dir.
Cheerio, Janine vom Team SalierDruck.
EDIT:
Hallo Anne,
ich habe mit unserer Grafik Abteilung über das Skript gesprochen.
Sie haben deine Aufgabe nachvollzogen und auch mit unserem selbstgebauten Skript umsetzen können. Leider meinten sie aber auch, dass dir das Skript nichts nutzen wird, weil es nicht selbsterklärend, sondern kompliziert in der Anwendung ist – eben weil es sich um ein selbstgebautes Skript handelt, was viele verschiedene Dinge kann.
Sie schlugen mir jedoch vor, dass wir dir gerne die Daten, die du benötigst, erstellen können. Hierfür schickst du uns einfach deine Rohdaten: verpackte InDesign Datei und die Tabelle mit allen Texten, die auf die Eintrittskarten sollen und wir erstellen dir dann deine PDFs genau so, wie du sie benötigst. Gerne unterbreiten wir dir vorab ein Angebot, damit du für dich abwägen kannst, ob wir dich damit entlasten. Schick uns dazu einfach eine E-Mail an info@salierdruck.de
Hilft dir das weiter?
Cheerio und ein schönes Wochenende,
Janine vom Team SalierDruck
Hallo!
Vielen Dank für die Einführung in Datenzusammenführen!
Die Datenzusammenführung, wenn alle Daten auf einer Seite sind, wie bei einer Visitenkarte, ist für mich sehr gut nachvollziehrbar.
Ich mache aber grade ein Katalog/Register mit 370 Exponate und auf jeder Seite werden 10 Exponatnamen aufgelistet. Wenn ich es versuche, das über die Datenzusammenführung in Indesign anzulegen, funktioniert es aber nicht. Es werden 370 Seiten generiert: ein Exponatname wiederholt sich 10 mal auf der 1. Seite und dann auf der 2. wiederholt sich 10 mal der zweite Name. Mach ich da irgendwo Fehler oder ist das in Indesign einfach nicht möglich, auf einer Seite fortlaufend die Datensätze zu generieren?
Danke und viele Grüße,
Stefka
Antwort von SalierDruck:
Hallo Stefka,
vielen Dank für die Frage zu deinem Anwendungsbeispiel.
Ich habe mir dein Problem näher angeschaut.
Bei der Datenzusammenführung ist es nicht direkt möglich ein solches Ergebnis zu erreichen. In der Regel werden hier immer einzelne Seiten generiert. Diese können mit einem oder mehreren Datensätzen gefüllt werden.
Möglich wäre es hier bereits die CSV-Datei so anzulegen, dass diese Dopplung der Seiten sich bereits in den eingegebenen Daten widerspiegelt. Sollen so zum Beispiel 3 Datensätze auf der Seite je 10 mal erzeugt werden und diese sich auf je zwei Seiten doppeln wäre es möglich, die CSV-Datei mit den Datensätzen in der Spalte nach unten 1, 2, 3, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ,7, 8, 9 zu erzeugen.
Die INDD-Datei wird dabei mit 10 Feldern angelegt, denen 10 mal der Datensatz „Spalte1“ der CSV-Datei zugewiesen wird. Die Seitengröße muss nun in der CSV-Datei so gewählt werden, dass die Datensätze 1, 2, 3 jeweils 10 mal auf einer Seite Platz finden.
Dann in der Datenzusammenführung die Option „mehrere Datensätze“ wählen. Das ist in Summe ein recht komplexer Workaround, welcher auch nur auf einige wenige Anwendungsfälle anwendbar ist, aber immerhin ein Ansatz.
Über die Mitteilung einer anderen einfacheren Lösung wäre ich sehr dankbar, da auch mir häufig solche Anwendungen unterkommen.
Cheerio,
Janine vom Team SalierDruck