Datenzusammenführung

EINE DATENZUSAMMENFÜHRUNG MIT EXCEL UND
INDESIGN – SO EINFACH KANN ES SEIN!

Jetzt mal Hand auf’s Herz. Wer hat nicht schon so einige Daten einer Visitenkartenserie per Hand in ein InDesign Dokument eingegeben?
Währenddessen dachte ich mir oft: „Was machst du da eigentlich? Hättest du dir nur mal kurz die 10 Minuten Zeit genommen, um eine saubere Datenzusammenführung anzulegen. Du weißt doch, dass es sich dabei um einen simplen Prozess handelt.“

Das Ende vom Lied, bei den 20 Mitarbeitern der Firma, haben sich ein falsch geschriebener Name und ein Zahlendreher in einer Telefonnummer eingeschlichen.
Mein Kunde war genervt von meiner Schludrigkeit, ich war von mir genervt, weil ich es eigentlich besser weiß und besser kann, aber nicht getan habe. Die Kosten der Korrektur und den Nachdruck musste ich natürlich selber tragen.
Ich glaube, jeder Grafiker kennt das Problem, oder?

Dabei ist es doch so einfach! Serienbriefe, Aufkleber zur Lagerhaltung mit verschiedenen Artikelnummern, Mitgliedsausweise für Vereine, all das sind typische Beispiele für Datenzusammenführungen aus der Druckvorstufe.
Das Layout für Brief, Visitenkarte oder Sticker wird einmal entworfen. Die Datensätze werden danach verknüpft und automatisch in das InDesign Dokument eingesetzt. So einfach die Theorie klingt, so simpel gestaltet sich auch die Praxis.
Im folgenden Tutorial werde ich zeigen, wie eine Datenzusammenführung für Visitenkarten mit Fotos angelegt wird.

Welche Daten kann ich mit einer Datenzusammenführung verarbeiten?

Eine Datenzusammenführung ist eine sehr praktische Vorgehensweise. Auch hier kann man richtig kreativ werden. Es müssen nicht nur einfache Informationen, wie Name, Adresse und Telefonnummer sein, die im Dokument verarbeitet werden.

Ich kann im Excel mit fortlaufenden Nummern und anderen verschiedenen Funktionen spielen, um für den Kunden Aufkleber für dessen Lagerhaltung oder Inventar zu erstellen. Auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen sind möglich. Zum Beispiel kann für Mitgliedsausweise automatisch das Beginn- und Ablaufdatum ausgegeben werden. Hierfür muss ich mir nur entsprechende Datensätze anhand von Funktionen im Excel erstellen oder noch einfacher, ich lasse mir die Daten vom Kunden zusenden.

Anstelle von Fotos können genauso gut QR-Codes oder EAN-Codes verarbeitet werden. So kann ich Produktetiketten, kleinere Kosmetikserien oder andere Produkte layouten.
Oder wie wäre es mit kleinen Grafiken und Icons, welche bei einer Katalogproduktion eingesetzt werden?

Die einzige Prämisse für eine Datenzusammenführung ist die Verarbeitbarkeit der Daten über eine Excel Tabelle. Es schadet also nicht, sich ein Basiswissen des Tabellenverarbeitungsprogrammes anzueignen. Hier gibt es viele Funktionen, mit welchen ich die spannendsten Datensätze erarbeiten kann.

InDesign und Excel sind dafür gemacht, Daten automatisiert zu verarbeiten!

Datenzusammenführungen sind wirklich spannend, denn wenn alles korrekt angelegt und definiert ist, dann rattert die Software durch die Daten und spuckt, wie in meinem Fall, die fertigen Visitenkarten aus. Dabei gibt es keine Begrenzungen – tausende von Visitenkarten können so mit einem Schlag erstellt werden. Ich finde das immer wieder faszinierend!

Die Grafik für meinen Auftrag erstelle ich wie gewohnt im Adobe InDesign. InDesign ist ein Layoutprogramm für Grafik Designer. Eine vergleichbare Software ist das QuarkXPress. In dieser Anleitung werde ich mich nur auf Adobe InDesign beziehen, da hier mein tägliches Arbeiten stattfindet. Ich bin mir jedoch sicher, dass mit Quark eine Datenzusammenführung ähnlich funktioniert.

Die einzelnen Daten zu den Mitarbeitern lasse ich mir von meinem Kunden als Excel Datei liefern. Das ist für ihn und mich der beste und einfachste Weg und ich kann dann sofort die Daten verarbeiten ohne einen weiteren Zwischenschritt einzufügen. Es muss immer bedacht werden, jeder weitere Schritt, durch welchen ich Daten von A nach B kopieren oder abschreiben muss, bedeutet eine große Fehlerquelle, denn kein Mensch setzt sich hin und kontrolliert Name, E-Mail und Telefonnummer von 200 Visitenkarten. Fehler können schnell teuer werden, aus diesem Grund arbeite ich gleich auf dem sauberen Weg.

Mein Kunde gab mir folgendes Briefing.

Die Firma SalierDruck möchte von mir Visitenkarten mit den verschiedenen Daten der einzelnen Mitarbeiter geliefert bekommen. Schließlich möchte jeder Mitarbeiter seine ganz persönlichen und individuellen Daten auf seiner Visitenkarte haben.
Dabei soll die Vorderseite der Visitenkarte immer gleich bleiben. Auf der Rückseite der beidseitigen Visitenkarte ist ein Foto des Mitarbeiters, sowie sein Name, seine Position im Unternehmen, die E-Mail Adresse und neben der Telefonnummer der Zentrale seine Durchwahl aufgedruckt.
Mein Kunde hat mich bereits im Briefing darauf hingewiesen, dass in den nächsten Monaten weitere Mitarbeiter hinzukommen.
Meine Arbeit muss also skalierbar sein, das heißt, dass es egal ist, ob ich zehn Visitenkarten erstelle, oder tausend. Handelt es sich um mehr als fünf Mitarbeiter, schreit diese Aufgabenstellung geradezu nach einer Datenzusammenführung!

Das Tutorial:

Erstellen einer Datenzusammenführung mit Hilfe von Microsoft Excel und Adobe InDesign.

Ich arbeite ausschließlich auf der Macintosh Oberfläche von Apple, deswegen werden sich alle Beschreibungen auf eben diese beziehen. Soweit es meinen Kenntnissen möglich ist, werde ich die Windows Bezeichnungen in Klammern beifügen. Sollten sich Fragen oder Unklarheiten ergeben, kann ich gerne in den Kommentaren zu diesem Artikel weiterhelfen 🙂

1. Die Vorbereitungen in Microsoft Excel

Nun haben wir mit dem Kunden anhand des Briefings geklärt, welche Informationen auf die Visitenkarten sollen. Anhand dieser Informationen wird die vom Kunden gesendete Excel Tabelle aufbereitet.
Diese Datei wird in der Fachsprache auch Datenquelldatei genannt. Die Texte und Zahlen wurden von meinem Kunden entweder von Hand eingetragen, oder durch eine Formel im Hintergrund generiert.

Nun beschrifte ich die erste Zeile (den Kopf der Tabelle) mit den Variablen: Vorname, Nachname, Position, E-Mail, Durchwahl, Foto. Dabei sollte ich die Bezeichnungen in Excel und in meinem InDesign Layout identisch wählen, damit ich einen guten Überblick behalte.
In unserem Fall sollen Bilder der Mitarbeiter auf die jeweiligen Visitenkarten, also bekommen auch die Bilder eine extra Spalte. Beim Hinzufügen von Fotos muss noch eine weitere wichtige Formatierung vorgenommen werden. Vor das Wort „Foto“ muss „‘@„ (Apostroph@) gesetzt werden, das ist für Excel das Signal, dass es sich in dieser Spalte um verknüpfte Bilder / Grafiken handelt.

Tipp: Idealerweise schickt immer der Kunde die Excel-Tabelle mit den Daten, sodass nur noch kleine Änderungen in der Formatierung vorgenommen werden müssen. Die oberste Devise eines Grafikers sollte es immer sein, Fehlerquellen zu vermeiden!

2. Die Vorbereitung des Bildmaterials

Die Firma SalierDruck hat einen Fotografen für die Fotos der Mitarbeiter engagiert. Der Fotograf übergab mir seine Daten, sodass ich diese entsprechend dem Ausschnitt auf der Visitenkarte vorbereiten kann.

Ich erstelle einen neuen Ordner im Finder (Arbeitsplatz). In diesen Ordner wird jedes Bild einzeln abgelegt und idealerweise mit dem Namen des Mitarbeiters bezeichnet z.B. „KolbeNatalie.jpg“.

3. Die Verknüpfung zwischen den Bilddaten und der Excel Tabelle

Nun kommt der einzige etwas knifflige Part:
Die Spaltenüberschrift der Mitarbeiterfotos muss wie in Schritt 1 beschrieben als „‘@Foto“ (Apostroph@Foto) bezeichnet werden.
Die Pfade der Fotos werden in den Excel Zellen mit einem Hyperlink angegeben, dafür muss in die Zelle die entsprechende Funktion eingegeben werden: =HYPERLINK(„Dateipfad“;TEXT(„Dateiname.jpg“;))
In meinem Fall lautet die Funktion so: =HYPERLINK(„/Users/mcy/Desktop/_Datenzusammenfuehrung/_Bilder-Verlinkung“;(B2)&(A2)&TEXT(„.jpg“;))

Aufschlüsselung der Excel-Funktion
=HYPERLINK(„/Users/mcy/Desktop/_Datenzusammenfuehrung/_Bilder-Verlinkung“…
Der erste Funktionsteil gibt den Pfad (Hyperlink) zum Ordner der Bilddateien an.

…;(B2)&(A2)…
In der Zelle B2 befindet sich der Nachname und in der Zelle A2 der Vorname des Mitarbeiters.

…&TEXT(„.jpg“;))
An den Text „NachnamenVornamen“ soll noch der Text „.jpg“ angefügt werden, damit am Ende in dieser Zelle der volle Dateiname „NachnameVorname.jpg“ steht und Excel aufgrund des Hyperlinks aus dem ersten Funktionsteil in der Lage ist die Bilder und die Zelle miteinander zu verknüpfen.

4. Export der Excel Daten

Aus meiner fertigen Excel Tabelle speichere ich nun entweder eine kommagetrennte .csv oder eine tabulatorgetrennte .txt Datei. Erst mit dieser Datei kann ich meine Daten automatisch in InDesign einfügen.

Ich entscheide mich für eine tabulatorgetrennte .txt Datei, da es bei der kommagetrennten .csv Datei zu Problemen mit der Bilderdarstellung kam.

5. Das Layout

Die Daten stehen, nun brauchen wir noch das Layout der Visitenkarte.
Ich designe das Visitenkarten Layout in meinem Adobe InDesign. Anstelle der späteren Mitarbeiter-Daten, die mit Hilfe der Datenzusammenführung eingefügt werden, setze ich vorerst Blindtexte. Dafür benutze ich die Bezeichnungen meiner Excel Spalten. Das macht die Arbeit übersichtlich und einfach.

Tipp: Wer sich mit InDesign bereits etwas besser auskennt, dem rate ich unbedingt das Layout als Musterseite anzulegen. Layoutänderungen seitens des Kunden sind so mit einem Klick erledigt!
Wichtig dabei ist, dass die Datenfelder für die Datenzusammenführung zugelassen sind – dafür wird das Datenfeld markiert und in den Optionen des Seitenbedienfeldes „Musterseiten“ > „Musterelemente in Auswahl dürfen überschrieben werden“ ausgewählt (der Haken muss gesetzt sein). Vergißt man diesen Schritt, so werden die Daten auch nicht zusammengeführt.
Die Seiten, welche nicht vervielfacht werden sollen, wie in meinem Fall die Vorderseite der Visitenkarte, dürfen nicht als Musterseite angelegt sein.

6. Das Menüfeld

Wo finde ich das Menüfeld Datenzusammenführung im InDesign?
Um das Zieldokument vollständig zu erstellen, benötigen wir nun die Palette „Datenzusammenführung“. Ist die Palette nicht bereits geöffnet, findet man sie im Menü unter „Fenster“ > „Hilfsprogramme“ > „Datenzusammenführung“.

7. Die Verknüpfung

Nun feiern wir Hochzeit und verknüpfen die Excel Daten mit dem InDesign Visitenkarten Layout.
Über das Menüfeld „Datenzusammenführung“ wähle ich unter den Optionen die Datenquelle aus. Damit ist meine .txt-Datei gemeint. Sobald ich die Datenquelle angegeben habe, werden mir die Kopfzeilen der Excel Spalten angegeben, die meinen Variablen im InDesign Dokument entsprechen sollten.

Wir verknüpfen die Spaltenbeschriftungen mit den Blindtexten auf der Musterseite.
Dafür markiere ich die Variable „Vorname“ und klicke im Menüfenster „Datenzusammenführung“ auf „Vorname“. Aus dem Blindtext „Vorname“ wird nun „<<Vorname>>“. InDesign setzt automatisch zwei „kleiner als“ vor die Variable und zwei „größer als“ hinter die Variable. Das ist das Zeichen, dass die Verknüpfung im ersten Schritt funktioniert hat.
So verfahre ich mit allen weiteren Platzhaltern aus Text und Zahl.

Fotos und Grafiken werden gesondert als Bilder angegeben. Das kann man daran erkennen, dass bei der Auflistung der Variablen das Icon vor „Foto“ einem Bildicon entspricht. Ich habe im Excel also alles richtig angegeben.
Die Einstellungsoptionen zur Ausrichtung der Bilder (zentriert, proportional verkleinert…) öffnen sich automatisch, wenn die Datenzusammenführung aktiviert wird.
Möchte ich vorher das Menü dazu öffnen, so finde ich es unter den weiterführenden Bedienfeldoptionen „Optionen für Inhaltsplatzierung“.

8. Prüfung mit Vorschau

Prüfung der Arbeit mit der Vorschaufunktion:
Das Menüfeld „Datenzusammenführung“ enthält eine Vorschaufunktion. Diese befindet sich unten links. Hier ist ein Häkchen zu setzen, wenn ich die Vorschau sehen möchte. Entferne ich das Häkchen, so wird die Vorschau deaktiviert.

Diese Funktion ist sehr praktisch. Hier kann ich meine Arbeit bereits überprüfen, bevor ich die eigentliche Datenzusammenführung durchführe. Fehler kann ich also bereits vorher erkennen und bereinigen. Bei 5 Visitenkarten mag das keine große Rolle spielen, doch wären es 100 Stück oder z.B. 5000 Sticker mit Barcodes, dann nimmt das Verarbeiten der Datenzusammenführung etwas Zeit in Anspruch. Wir haben es hier also mit einem Timesaver zu tun!

9. Die Datenzusammenführung

Über die Optionen des Bedienfeldmenüs erreicht man den Befehl „Zusammengeführtes Dokument erstellen“. Hier und jetzt wird die Datenbank (in meinem Fall die .txt Datei) mit dem Zieldokument (InDesign Dokument) verknüpft und die Software kann sich die Daten automatisch ziehen.
InDesign läuft nun los und erstellt für jede Excel Zeile eine neue Seite mit dem Layout der Musterseite und fügt die Daten aus den einzelnen Zellen anstelle der Variablen ein.
Und fertig sind die individuellen Visitenkarten!

Sollte sich nun auch die Vorderseite analog vervielfacht haben, so liegt das daran, dass die Vorderseite auch als Musterseite angelegt ist.
Soll die Vorderseite nun nicht vervielfacht werden, muss sie von der Musterseite gelöst werden – die Rückseite bleibt mit seiner Musterseite verknüpft.

10. Übersicht der erstellten Seiten

Über das Bedienfeld „Seiten“ kann ich nun eine schnelle Übersicht der automatisch erstellten Seiten erhalten. Das Bedienfeld gibt mir unten links die Anzahl der vorhandenen Seiten aus. Habe ich nun für die Rückseite einen Datensatz von fünf Mitarbeitern verarbeitet und es liegt mir eine Vorderseite vor, so muss ich sechs Seiten nach dem Prozeß der Datenzusammenführung vorliegen haben. Auf diese Wege prüfe ich stets und ständig meine Arbeit.

11. Die Datenausgabe

Optimalerweise werden die Daten als PDF ausgegeben. Welche Version mit welchen Optionen ausgewählt werden sollen, hängt stark von der Druckerei und dem Druckverfahren ab.
Deshalb ist es immer wichtig, die Druckdatenanforderungen zu studieren und bei offenen Fragen die Druckerei zu kontaktieren. So können Probleme im Druck vermieden werden und ich kann sicherstellen, dass mein Kunde die Visitenkarten wie bestellt erhält.
Ich schreibe hier ein mehrseitiges PDF/X-3 mit einem Millimeter Beschnittzugabe für den Druck.

12. Datenänderungen

Was mache ich, wenn sich Daten ändern oder hinzukommen?
Die Firma SalierDruck wächst und stellt neue Mitarbeiter im Büro ein. Zusätzlich hat Frau Julia Steeger vor Kurzem geheiratet und heißt nun Ritter mit Nachnamen.
Diese Änderungen sollen nun für die neue Charge Visitenkarten vorgenommen werden.

Dafür gibt es drei Optionen:
Entweder schickt die Firma eine neue Excel Datei, die ich wieder entsprechend aufbereiten muss, oder ich öffne meine ursprüngliche Excel Datei und füge dort die neuen Daten hinzu, oder ich ergänze die Änderungen in meiner exportierten .txt Datei.

Die Entscheidung, welchen Weg ich gehe, hängt in erster Linie vom Umfang der neuen Daten ab.
Ist es nur ein Nachname der sich ändert, würde ich den Weg über die .txt Datei gehen.
Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, kann ich sicherlich auch die Daten schnell per Copy und Paste aus einer E-Mail in die Excel-Tabelle einfügen.
Handelt es sich allerdings um zehn oder zwanzig neue Mitarbeiter, gehe ich den sicheren Weg und lasse mir eine neue Excel-Datei vom Kunden schicken.

Wenn die Daten in der Quelldatei (.txt) aktualisiert sind, wähle ich im Menü „Daten aktualisieren“ und InDesign gleicht die Datensätze miteinander ab.

Typische Beispiele für automatisierte Datenzusammenführung

Es gibt unendlich viele Beispiele für Datenzusammenführungen mit Excel und InDesign. Im Folgenden habe ich mir neben der Erstellung von Serienbriefen und Visitenkarten drei komplexere Anwendungsgebiete ausgedacht:

1. Ein Museum möchte seine Ausstellungsstücke mit Schildern beschriften, die aus bedruckten Hartschaumplatten (z.B. Forex) hergestellt werden. Auf die Schilder sollen Titel des Ausstellungsstückes, Name des Künstlers, Foto des Künstlers abgedruckt werden.
So können die Museumsmitarbeiter alle Informationen einfach und übersichtlich zusammentragen. Der Grafiker kümmert sich um das Layout und die Datenzusammenführung.

2. Ein Werkzeugmacher sucht nach einem Weg, sein Lager mit den vorhandenen Artikeln übersichtlicher zu sortieren und die Lagerhaltung über eine Software, die mit dem Code-23 (Strichcode) arbeitet, abzubilden. Dafür werden einmal große Sticker mit dem Strichcode für das Lagerregal benötigt und des Weiteren möchte der Werkzeugmacher jedes produzierte Werkzeug mit einem kleinen Sticker versehen, auf welchem sein Logo und seine Adresse, sowie die Artikelnummer und der zugehörige Code-23 aufgedruckt sind.

3. Der Getränkemarkt hat jede Woche neue Angebote, die wiederum von den Angeboten der Brauereien abhängen. Um die Sonderangebote optimal den Kunden zu kommunizieren, stellt der Getränkehändler einen Kundenstopper vor seine Ladentür. Auf dem Poster des Kundenstoppers, ist das entsprechende Angebot aufgedruckt. So ist der Kunde bereits über das Angebot informiert bevor er den Markt betritt.
Dabei erhält die Druckerei jeden Donnerstag vom Getränkehändler eine angepasste Excel Datei mit den Daten zu dem Produkt, dem normalen Preis, dem Sonderpreis und dem Produktbild.
Am Montag Morgen kann der Getränkehändler das Poster in seinen Kundenstopper einhängen.

Typische Fehlerquellen bei Datenzusammenführungen aus der Praxis

Einige Fehlerquellen habe ich bereits erwähnt. Zahlendreher und Rechtschreibfehler sind an dieser Stelle wahrscheinlich der Kassenschlager.
Wenn Formeln in Excel nicht funktionieren, fehlt garantiert irgendwo ein Gänsefüßchen, ein Semikolon oder eine Klammer.
Wenn die Bilder nicht eingefügt werden, stimmt vielleicht der Dateipfad (Hyperlink) nicht, oder das @-Zeichen mit dem Apostroph fehlen in der Spaltenbeschriftung.

Welche Stolperfallen habe ich hier nicht aufgeführt und sind dennoch typisch für ein nicht korrektes Ausführen der Datenzusammenführung? Über Kommentare und Feedback würde ich mich sehr freuen!

Fakt ist, dass das Zusammenspiel von kreativer grafischer Arbeit und rationaler automatisierter Prozesse sehr gegensätzlich ist und sich doch wunderbar ergänzt. Es bedarf ein wenig Überlegung, aber wer sein InDesign beherrscht, der schafft es auch, die Excel Daten anzulegen. Am Ende ist es auch eine Spielerei, die viel Spaß bringen kann.

Einmal angelegt, können die vorhanden Daten blitzschnell überarbeitet werden. Auch eine Art Vorlage kann viel Arbeit bei Folgejobs oder ähnlichen Aufträgen von anderen Kunden ersparen.
Um einen kleinen Vorgeschmack zu bekommen, habe ich die Dateien meiner Datenzusammenführung als Download aufbereitet:

• Excel Datenbank für die Datenzusammenführung (Datenquelldatei)
• tabstoppgetrennte .txt Datei für die Datenzusammenführung (aus der Excel Tabelle gespeichert)
• Fotos der Mitarbeiter (Bildmaterial)
• InDesign Dokument als .idml für die Datenzusammenführung (Vorlage Dokument)

Anhand dieser Dateien können die einzelnen Punkte meines Tutorials nachvollzogen werden. Wenn Probleme oder Fragen auftauchen, helfe ich jederzeit gerne. Einfach unten in die Kommentare die Fragen hinein geben und ich setze alle Hebel in Bewegung, dass ich eine Lösung finde.

Eine Knobelaufgabe zum Schluß

Ich bin so ein kleiner Tüftler, deswegen habe ich mir noch eine weiterführende Aufgabe ausgedacht, deren Arbeitsschritte ich oben nicht beschrieben habe.

Mein Kunde liefert mir ein fertiges Stickerdesign. Ich soll an bestimmter Stelle die Strichcodes einfügen – die anderen Variablen lassen wir jetzt einmal außen vor.

Bei den Strichcodes handelt es sich um 1000 verschiedene. Die Dateien werden als .png in einem Ordner geliefert. Die Dateibezeichnung ist nicht fortlaufend, sondern völlig durcheinander, aber der Strichcode trägt als Dateibezeichnung die Artikelnummer. Die Artikelnummern befinden sich ebenfalls als Spalte in der Exceltabelle.

Wie wird die Formel für den Hyperlink des Bildes aussehen? Ich bin gespannt auf die Kommentare. Happy knobeling! 🙂